Le courriel est devenu un outil de gestion précieux pour quiconque souhaite gagner du temps et garder le contact avec ses collègues, ses employés ou encore ses clients. Mais cet outil comporte des règles d’utilisation qu’il faut connaître, si l’on veut éviter certains pièges.

Tiré et adapté du site www.arobase.org, cet article fournit des conseils utiles pour maximiser l’utilisation du courriel dans un contexte de travail.

  1. Utilisez le courriel avec parcimonie

    Ne noyez pas vos correspondants sous les courriels. Limitez autant que possible le nombre de messages que vous envoyez. Évitez, en particulier, de faire circuler des chaînes de lettres.

  2. Tournez sept fois la langue dans votre bouche…

    Un courriel, ça s’écrit et ça s’envoie rapidement, et ça peut faire beaucoup de dégâts. Relisez les courriers sensibles deux fois plutôt qu’une. Une règle voudrait que vous n’écriviez pas dans un courriel ce que vous ne pourriez pas dire en face à la personne concernée.

  3. Identifiez-vous!

    Vous avez tout intérêt à ce que vos courriels soient identifiables pour que vos destinataires les ouvrent et les lisent. À cet effet, n’hésitez pas, lors du paramétrage de votre logiciel de messagerie, à mentionner vos nom et prénom dans le champExpéditeur. N’oubliez pas non plus que la signature du courriel peut contenir vos nom et coordonnées.

  4. Sélectionnez les bons destinataires

    Le courriel doit être adressé à la ou aux personne(s) concernée(s). Placez les personnes devant seulement être tenues informées en copie conforme (Cc:). Si cette pratique est bien mise en oeuvre, les destinataires en copie ne devront pas avoir à répondre au courriel, mais seulement en faire la lecture.

  5. Prenez garde aux envois en nombre

    Si vous devez envoyer un courriel à un nombre important de destinataires, placez les adresses dans le champcopie cachée (Bcc: ou Cci:). De cette façon, chaque destinataire n’aura pas connaissance de la liste de tous les destinataires.

  6. Définissez des priorités aux messages

    Si nécessaire, attribuez une priorité (importance) au message que vous envoyez. Les personnes à qui vous adressez votre courriel porteront alors une attention particulière à votre message. Attention : si vous envoyez tous vos courriels en haute priorité, vous risquez de ne plus être crédible. Indiquez la priorité uniquement aux messages urgents.

  7. Soignez vos messages

    Même si le ton d’un courriel est moins formel que celui d’une lettre écrite, efforcez-vous de respecter les règles d’orthographe et de grammaire. N’hésitez pas à utiliser les outils de correction orthographique des logiciels de messagerie. N’oubliez pas non plus la politesse, tout en évitant les formules ampoulées (du style « veuillez agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs »). Privilégiez les expressions simples, comme « Bien à vous » ou « Cordialement ».

  8. Évitez les mots tout en majuscules

    L’utilisation des majuscules dans les courriels équivaut à CRIER. Mieux vaut donc éviter d’écrire des mots complets en majuscules.

  9. Réfléchissez à deux fois avant de réacheminer un courriel

    Vous vous apprêtez à faire suivre un courriel. Mais avez-vous la permission de l’auteur? Divulguer à un tiers le contenu d’une conversation privée peut être dommageable…

  10. Évitez les renseignements confidentiels

    N’envoyez jamais d’information confidentielle par courriel, en particulier votre numéro de carte bancaire, vos codes secrets et mots de passe, sauf s’il s’agit d’un courriel sécurisé.

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