Le contexte
Évoluant dans un marché extrêmement concurrentiel, un chef de file dans la fabrication de matériel de transport devait se résoudre à réduire ses coûts de gestion, s’il voulait accroître sa compétitivité.
Pour y parvenir, l’entreprise devait littéralement se réinventer afin de passer d’un modèle de gestion verticale, par « silos », à un modèle de gestion horizontale, axé sur les processus d’affaires. Sachant que CFC avait aidé d’autres organisations à mener de pareilles démarches de transformation, l’entreprise choisit de faire appel à la firme pour l’appuyer.
Le défi : composer avec l’inconnu
Pour l’organisation, il était clair que la démarche entreprise n’était pas axée sur la réduction d’effectifs et qu’elle ne devait pas être perçue ainsi, même si la réduction des coûts de gestion devait entraîner un certain nombre de départs. Ces départs étaient d’ailleurs connus et avaient été communiqués avant le début de la démarche.
La direction souhaitait aussi que le projet soit vu comme une réorganisation en profondeur des façons de faire, dont le but serait d’accroître la capacité de l’organisation de livrer bataille à des concurrents toujours plus féroces. Le défi pour la direction était donc d’engager ses équipes dans une démarche radicale qui comportait une bonne part d’inconnu.
L’approche : faire participer tous les niveaux de gestion
Au préalable, la haute direction a dû clairement définir les grands paramètres de la démarche de transformation. Elle a donc déterminé la taille de l’équipe de gestion de l’organisation réinventée, le budget dont elle allait disposer, ses objectifs de production ainsi que les nouvelles valeurs de gestion.
Avec l’aide de CFC, la direction a ensuite formé des équipes dont le mandat était de définir les trois grands processus-clés d’affaires. Il s’agissait de trois équipes composées d’une douzaine de personnes représentant tous les niveaux de gestion. Fait à signaler, malgré qu’il s’agissait de revoir les processus de gestion, ces équipes comprenaient trois représentants syndicaux. Leur présence visait à soutenir les objectifs de transparence et de mobilisation associés à la démarche et à faire en sorte que toutes les parties prenantes du processus soient représentées, dont les employés.
Une fois les équipes en place, on a d’abord clarifié le rôle de chacun de ses membres pour ensuite évaluer leur degré d’adhésion au projet de transformation. Les équipes ont ensuite été formées à la méthodologie de transformation organisationnelle par CFC.
Les équipes ont alors entamé le processus de transformation en réalisant une analyse en profondeur de la situation actuelle, des attentes et des besoins des clients internes et externes, ainsi que des limites et des contraintes organisationnelles.
Fortes de cette analyse, les équipes de projet ont dessiné le scénario de fonctionnement optimal et ébauché la nouvelle structure et les processus simplifiés. Ils y ont assorti de nouvelles façons de faire et précisé le nouveau rôle des gestionnaires.
Par la suite, l’organisation a affiché les postes redéfinis, invité les gestionnaires à postuler et choisi les candidats en fonction de leurs forces et de leurs compétences. Au terme de ce processus, l’organisation réinventée était fin prête à entrer en action.
Les résultats
Malgré les bouleversements inévitables qu’entraîne une telle démarche de transformation, les membres des équipes de projet ont démontré un haut degré de responsabilisation et de prise en charge. Quant à la haute direction, elle a su maintenir le cap sur l’objectif à atteindre et offrir aux conseillers CFC la marge de manœuvre requise pour réaliser ce mandat d’une grande complexité et pour les soutenir dans leurs interventions-conseils.
Les processus redessinés ont permis à l’organisation d’accroître sa marge de manœuvre sur le marché et de relancer ses affaires sur de nouvelles bases.
La valeur ajoutée CFC
Comme elle n’en était pas à sa première démarche de transformation organisationnelle, CFC a pu offrir un précieux soutien à l’organisation grâce à sa méthodologie de transformation rigoureuse et éprouvée.