La plupart des individus déplorent les pertes de temps en réunion et affirment qu’elles constituent un des pires mangeurs de temps. Il existe cependant des réunions productives, profitez-en… Les motifs les plus souvent évoqués en ce qui a trait au manque d’efficacité des réunions sont les suivants :
- absence ou ambiguïté en ce qui concerne les objectifs ;
- absence d’ordre du jour ;
- absence de certains individus pourtant essentiels aux discussions ;
- manque de préparation des participants ;
- retards en début ou en fin de réunion ;
- absence de pouvoir de décision ;
- manque de suivi.
Tenir ou ne pas tenir… de réunion…
Les réunions sont utiles et nécessaires quand les échanges entre individus permettent de faire avancer un dossier ou encore quand l’adhésion d’un groupe s’avère nécessaire afin de mettre en place des changements, de nouvelles pratiques, etc. Ainsi, les réunions ne devraient pas uniquement servir à donner de l’information, il existe bien d’autres moyens pour le faire, et elles devraient comprendre des objectifs liés à la consultation, à la délégation ou encore à la prise de décision. Dans le cas contraire, les possibilités envisagées sont les suivantes : note de service, courrier électronique, conférence téléphonique, etc.
Efficience en groupe = préparation
Si la planification et l’organisation constituent des compétences clés en ce qui a trait à la gestion de son temps en tant qu’individu, leur importance est encore plus déterminante en groupe, puisque c’est le temps de plus d’un individu qui est en jeu… Ainsi :
- pour vos rencontres, faites un ordre du jour qui comprend des objectifs et des points à traiter lors de la réunion ;
- planifiez du temps pour chacun de ces sujets, sans quoi des retards surviendront fort probablement ;
- déterminez qui sont les participants utiles pour chacun des points de la réunion et invitez-les seulement lorsqu’ils sont concernés… ils pourront quitter après ;
- préparez-vous une séquence d’animation : tour de table, discussions, mise en commun, etc. ;
- commencez à l’heure; la prochaine fois, ils arriveront bien à temps…
Mais qui est responsable ?
Trop souvent, l’organisation de rencontre se fait sans une délégation claire des responsabilités en ce qui a trait à la préparation et à l’animation… Même les organisations qui valorisent des styles de gestion participatifs s’assurent qu’un individu sera responsable de la préparation et de l’animation de la rencontre, sans quoi la désorganisation s’installe rapidement. Ainsi, le responsable de la rencontre demeure imputable de la préparation et de l’animation, bien qu’il ait toujours le choix de faire ou de déléguer ces activités à des collègues qui auraient de meilleures compétences à ce chapitre. La tenue de réunion est probablement l’un des gestes clés qui demeure le plus aisément générateur de gains en gestion du temps, et ce, généralement, pour les deux motifs suivants :
- le temps investi y est considérable compte tenu du nombre d’individus impliqués ;
- le niveau de pertinence et de préparation des réunions laisse généralement beaucoup de place à l’amélioration.
Et la suite…
Trop de réunions se terminent dans le désordre sans qu’aucun suivi ne soit déterminé ni en termes d’actions à entreprendre ni en termes de responsable pour chacune de ces actions. N’acceptez pas ce type de finale… prenez le temps de clarifier le suivi après chacun des points couverts au besoin et faites-en la synthèse en fin de réunion… Dites-vous bien que si vous ne le faites pas à ce moment, il faudra le faire plus tard et cela risque de prendre bien plus de temps… Et, au besoin, assurez-vous que tout cela est bien pris en note et qu’un responsable est nommé afin de rédiger le compte rendu.